MANAJEMEN UMUM

GUGUS KENDALI MUTU

PENATAAN LAB KOMPUTER YANG

KURANG MEMADAI

Oleh:

GKM 5

Anton Kurniawan (0815323022)

Andre Rosyadi (0815323038)

Arief Nurrahman (0815323052)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMASI

JURUSAN TEKNIK ELEKTRO

POLITEKNIK NEGERI BALI

2009/2010

BAB I

PENDAHULUAN

Latar belakang

Jumlah fasilitas yang belum memadai adalah kendala yang sering kita temui di segala bidang. Kendala tersebut sebenarnya sudah biasa terjadi, bahkan sering kita lihat di instansi-instansi seperti sekolah,universitas. Hal ini mengakibatkan ketidak-optimalan dalam system pembelajaran, perkuliahan. Oleh sebab itu, penataan lab dan fasilitas lab yang memadai itu sangat penting demi kelancaran aktifitas pembeelajaran di lingkungan kampus dan sekolah. Oleh sebab itu kami di sini mengakat permasalahan tentang “PENATAAN LAB YANG BELUM MEMADAI”, di dalam lingkungan kampus Politeknik Negeri Bali terutama di Jurusan Teknik Elektro. Sehingga diharapkan dengan mengangkat permasalahan ini bisa ditemukan pemecahan permasalahan tersebut.

Tujuan

Untuk menemukan pemecahan masalah yang tepat dalam hal penataan lab computer beserta fasilitas yang ada di dalam lab computer tersebut. Sehingga Proses pembelajaran tidak terhambat oleh karena penataan lab computer yang belum memadai.

Rumusan masalah

Kami mengangkat masalah yang sering kita alami di lingkungan kampus Politeknik Negeri Bali terutama di Jurusan Teknik Elektro .

1. Jumlah lebih banyak dari komputer yang ada. Maksud dari masalah ini adalah setiap tahun presentase mahasiswa yang masuk atau kuliah di Politeknik Negeri Bali selalu bertambah. Sehingga menimbulkan suatu permasalahan yaitu, jumlah fasilitas beserta kelengkapannya seperti computer, lab, dan lain-lain mengalami kekurangan.

2. Bertambahnya computer yang rusak atau tidak bisa dipakai. Masalah ini merupakan salah satu faktor penyebab timbulnya masalah tersebut.

3. Dana yang di keluarkan kampus terbatas atau mengalami keterlambatan. Di permasalahan ini, jika penyediaan dana yang dialokasikan untuk sarana dan prasarana lab terhambat maka akan timbul permasalahan yang menyebabkan terhambatnya penyediaan sarana dan prasarana lab.

BAB II

LANDASAN TEORI

Pengertian Manajemen

Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno management, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

PDCA

PDCA, singkatan bahasa Inggris dari "Plan, Do, Check, Act" adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern sehingga sering juga disebut dengan siklus Deming. Deming sendiri selalu merujuk metode ini sebagai siklus Shewhart, dari nama Walter A. Shewhart, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas statistis. Belakangan, Deming memodifikasi PDCA menjadi PDSA ("Plan, Do, Study, Act") untuk lebih menggambarkan rekomendasinya.

Pengertian PDCA

• Plan (Rencanakan)

Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.

• Do (Kerjakan)

Melakukan perubahan untuk perbaikan yang di rencanakan.

• Check (Cek)

Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.

• Act (Tindak lanjuti)

Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.

BAB III

PEMBAHASAN

Penataan lab computer yang kurang memadai

Untuk menanggulangi permasalahan dalam penataan lab computer yang belum memadai kita gunakan siklus PDCA. Karena siklus PDCA adalah system pengendalian untuk meningkatkan kualitas belajar mengajar yang efektif dan kondusif.

1. Langkah pertama adalah PLAN

Kita flashback dulu perencanaan yang telah di buat sebelumnya. Dari situ kita akan mengetahui letak permasalahannya. Jika perlu kita buat perencanaan yang baru untuk meminimalkan masalah yang akan ditemui nantinya, seperti :

a. Kita merencanakan kembali apakah fasilitas sudah sesuai dengan kebutuhan.

b. Kita liat juga dari segi dana yang diberikan, apakahmampu untuk mencukupi kebutuhan lab atau tidak.

c. Dilihat dari segi mahasiswanya. Seberapa banyak mahasiswa yang membawa laptop dan tidak membawa laptop.

2. Langkah kedua adalah DO

Setelah kita melakukan perencanaan atau PLAN kita masuk ketahap DO/pelaksanaan, yaitu:

a. Pada tahap DO rencana yang tadi dilaksanakan seperti penngecekan ke lab computer, apakah fasilitas sudah memadai dari segi computer untuk praktek. Apabila tidak memadai, maka bisa dilakukan penambahan PC dan fasilitas lab computer lainnya dengan cara membeli dengan dana anggaran untuk lab dari kampus. Apabila rencana ini tidak berhasil maka dilakukan rencana berikutnya.

b. Dari segi mahasiswa kita lihat seberapa banyak mahasiswa yang membawa laptop dan yang tidak membawa laptop, sehingga dari pihak kampus dapat menyediakan bangku kosong di dalam lab computer sehingga bisa dipergunakan oleh mahasiswa yang membawa laptop. Dengan demikian di harapkan jumlah computer yang berada dalam lab bisa memadai dengan jumlah mahasiswa.

3. Langkah ketiga adalah CHECK

Setelah melaksanakan tahap DO, jika terjadi permasalahan kita evaluasi apa permasalahannya. Dan melakukan perbaikan ditahap ini. Tahap CHECK dilakukan untuk meminimalkan masalah yang akan timbul kembali setelah tahap DO. Disini di temukan kembali permasalahan pada tahap DO, yaitu:

a. Penyediaan bangku kosong. Disini pihak kampus bisa menggunakan bangku yang tidak terpakai dari kelas – kelas yang tidak terpakai sehingga menghemat pengeluaran dana.

b. Selain itu bisa juga dilakukan perbaikan- perbaikan pada computer yang rusak. Sehingga dapat menghemat biaya yang di keluarkan.

4. Langkah keempat adalah ACTION

Setelah melakuakn evaluasi atau perbaikan kita melakukan langkah ACTION. Apakah masih atau tidak terjadi masalah yang ditemui yang nantinya menghambat.

Fishbone

1. Identifikasi masalah

- Penataan lab computer yang belum memadai

2. Menentukan penyebab-penyebab

- Man

Kurang kesadaran(kurang sadarnya dari mahasiswa untuk menjaga fasilitas lab yang ada ). Kurang tanggungjawab(Banyak mahasiswa yang tidak bertanggung jawab atas apa yang telah di lakukannya,sepertibanyak ditemukannya peralatan lab yang hilang di karenakan ulah dari mahasiswa itu sendiri).

- Material

Kurang memadai(tidak tersedianya bangku kosong bagi pengguna notebook di dalam lab sehingga pengguna notebook harus memakai meja yang diperuntukkan bagi PC).

- Machine

Tidak support(banyak computer yang tidak support spesifikasinya untuk digunakan dalam proses pembelajaran). Jumlah computer yang kurang memadai,sehingga terganggunya proses belajar mengajar. Banyaknya computer yang rusak sehingga tidak dapat digunakan dalam proses belajar mengajar.

- Methods

Penjadwalan dalam penggunaan lab yang kurang sehingga banyak mahasiswa yang tidak bisa menggunakan lab dengan teratur.

- Maintenance

Perawatan yang kurang sehingga banyak computer yang seharusnya bisa ditangani dengan cepat tidak dapat ditangani karena tidak diketahui bahwa ada computer yang rusak. Tidak terjadwalnya maintenance sehingga kerusakan kerusakan yang ada tidak segera di tangani.

Dengan data-data penyebab tersebut maka dapat dibentuk fishbone diagram yang mengakibatkan (efek) target output tidak bisa tercapai.

Lembar pemeriksaan

Akan diambil data dari hasil penelitian:

1. Mouse hilang ( Maintenance kurang )

2. Belum terinstall program ( Maintenance kurang )

3. Kekurangan meja kosong ( Material kurang )

4. Keyboard problem ( Material rusak )

5. Virus di computer ( Maintenance kurang )

5 Why ?

Untuk permasalahan yang dihadapi kelompok GKM kami, yakni “Penataan lab computer yang kurang memadai”. Kami akan menguraikan penyebabnya dengan metode ini (Isikawa) dimana tahapan identifikasinya tidak sama seperti pada proses produksi, tapi lebih menitik beratkan pada komponen Man Power dan Method, serta Management.

Sesuai tahapan pembuatan isikawa ini, setelah mengidentifikasi komponen yang berpotensi masalah, kita diharapkan melakukan metode 5 Why? yaitu menanyakan penyebab secara berturutan.

Permasalahan utamanya adalah mengapa penataan lab computer kurang memadai? Dari analisa sementara ada beberapa faktor yang menyebabkan terjadinya hal tersebut, yakni :

Kurang manajemen.

Dengan metode 5 Why, kita mencoba mencari penyebabnya, kita ambil masing masing permasalahan dari tiap komponen yang menanyakan penebabnya secara berturutan, kita mulai dari yang pertama.

1. Kurang manajemen.

Kenapa kurang manajemen ?

Karena keterbatasan pengelola lab

Kenapa keterbatasan pengelola lab?

Karena kurang koordinasi dengan pembuat jadwal lab.

Kenapa kurang koordinasi?

Karena komunikasi antar pengelola lab dengan pembuat jadwal kurang.

Kenapa bisa seperti itu?

Karena tidak mau repot

Kenapa Karena tidak mau repot?

MALAS.

Solusi

Semua itu berasal dari pengelola lab itu sendiri, maka menurut kami seharusnya harus ada komunikasi yang bagus, sehingga antara pengelola lab dan pembuat jadwal bisa tau seperti apa keeadaan yang sebenarnya terjadi. Apabila kurang komunikasi maka si pembuat jadwal tidak akan tau seperti apa permasalahan yang sedang terjadi di lab computer itu sendiri sehingga beranggapan tidak ada masalah apabila dibuat jadwal yang sudah direncanakan sebelumnya tanpa ada kooerdinasi dengan pengelola lab komputer.

Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa penyebabnya adalah kurang keterpaduan antara pengelola lab computer dengan pembuat jadwal lab computer.

Diagram Fishbone

Check Sheet

Control Chart

Histogram

The Pareto Diagram

BAB IV

PENUTUP

Kesimpulan

Ilmu Manajemen sangat diperlukan, agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengetahuan dasar dalam penerapan siklus PDCA cycle sangat diperlukan dalam proses perbaikan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu masalah. Oleh karena itu dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan (Plan), Kerjakan (Do), cek (Check), dan tindak lanjut (Act). Di samping itu Siklus PDCA merupakan alat yang optimal untuk secara teratur memperbaiki proses dan praktik..

Ini melibatkan semua keunggulan dari proyek yang sukses itu sendiri: identifikasi yang jelas dari masalah dan metrik, sebuah prototipe dari solusi, evaluasi perubahan dan kemudian, sebuah implementasi skala penuh dari keberhasilan.Dalam manajemen proyek, seperti di industri apa pun, keberhasilan dan kelangsungan hidup dibangun di atas proses perbaikan yang terus menerus; siklus PDCA yang melambangkan kepercayaan, dan membantu manajer proyek meningkatkan secara efektif.

DAFTAR PUSTAKA

• http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen
• http://id.wikipedia.org/wiki/PDCA
• http://translate.google.co.id/translate?hl=id&langpair=en|id&u=http://www.visitask.com/PDCA-cycle.asp